Dataskydd

Dataskyddet uppfyller kraven i EU:s allmänna register- och dataskyddsförordning (GDPR).

Dataskyddsbeskrivning: sökande till och deltagande i institutets kurser

Senast uppdaterad 20.9.2023

• Syfte: Behandling av information gällande kurser som anordnas av Finlands Mellanösterninstitut.
• De registrerades grupper: De sökande och godkända till kurserna.
• Beskrivning av personuppgiftsgrupper: namn, e-post, telefonnummer, universitet, läroämne, tillstånd till fotografering (om relevant) och motivationsbrevet. Uppgifterna samlas in med tillstånd via enkät, muntligt, e-post eller på annat sätt.
• Mottagargrupper: Institutets och stiftelsens personal, styrelse och revisor samt ansvarig lärare och eventuell medarrangör av kursen, till exempel ett universitet eller en förening. Eventuella medarrangörer nämns i kursbeskrivningen.
• Hantering av personuppgifter: Behandling av uppgifterna sker med omsorg och de uppgifter som hanteras med hjälp av datasystem skyddas på lämpligt sätt. När data lagras på Internetservrarna hanteras hårdvarans fysiska och digitala säkerhet på lämpligt sätt. Den registrerade informationen, rätten till åtkomst av servrar och annan information som är av avgörande betydelse för personuppgifternas säkerhet behandlas konfidentiellt och endast av anställda och förtroendevalda till vars arbetsbeskrivning den hör.
• Förvaringstid och kriterier för förvaring av uppgifter: Deltagarnas namn bevaras permanent. De ansökningar som har avslagits bevaras i tre år (grunden: uppföljning av dem som upprepade gånger sökt till kurserna och utvecklingen av ansökningarna).
• Översändande av uppgifter till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES): Personuppgifter från anmälningarna behandlas också utanför EU eftersom institutet är baserat i Beirut, Libanon. Uppgifterna kan också behandlas utanför EU beroende på var den ansvariga läraren befinner sig.

Dataskyddsbeskrivning: seminarier, konferenser och kollokvier

Senast uppdaterad 20.9.2023

• Syfte: Behandling av information gällande seminarier, konferenser och kollokvier som anordnas av Finlands Mellanösterninstitut.
• De registrerades grupper: De sökande och godkända till evenemanget.  
• Beskrivning av personuppgiftsgrupper: namn, e-post, telefonnummer, universitet, lärokurs, läroämne, adress, kostrestriktioner, tillstånd till fotografering (om relevant), konferenspresentationens uppgifter. Uppgifterna samlas in med tillstånd via enkät, muntligt, e-post eller på annat sätt.
• Mottagargrupper: Personal vid institutet och den stiftelse som driver institutet, den administrativa kommitté som förbereder evenemanget och den vetenskapliga kommitté som ansvarar för valet av förslag till konferenser.  Kommissionens medlemmar kan också vara andra än institutets eller stiftelsens anställda. Uppgifterna kan också behandlas av en eventuell medarrangör av evenemanget, till exempel ett universitet eller en förening. En eventuell medarrangör nämns i beskrivningen för evenemanget. Den valda personens namn, hemuniversitetet, presentationstitel och abstrakt kan också publiceras offentligt.
• Hantering av personuppgifter: Behandlingen av uppgifterna sker med omsorg och de uppgifter som behandlas med hjälp av datasystemen skyddas på lämpligt sätt. När data lagras på Internetservrarna hanteras hårdvarans fysiska och digitala säkerhet på lämpligt sätt. Den registrerade informationen, rätten till åtkomst av servrar och annan information som är av avgörande betydelse för personuppgifternas säkerhet behandlas konfidentiellt och endast av anställda och förtroendevalda till vars arbetsbeskrivning den hör.
• Förvaringstid och kriterier för förvaring av uppgifter: Namnen på deltagarna och uppgifter om bakgrundsorganisationen samt konferenspresentationer bevaras permanent. Ansökningar som avslås bevaras i högst tre år.  
• Översändande av uppgifter till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES): Personuppgifter från anmälningarna behandlas också utanför EU eftersom institutet är baserat i Beirut, Libanon.

Kontaktuppgifter:  
Finnish Institute in the Middle East
c/o Consulate General of Finland in Beirut
 30 Badaro Street, Chaoui Building, 7th Floor
7956 Beirut, Libanon 

Representant:
Institutets direktör
Susanne Dahlgren
susanne.dahlgren(at)fime.se
+961 71423317

Dataskyddsbeskrivning: anmälan till evenemang

Senast uppdaterad 20.9.2023

• Syfte: Väsentlig information relaterat till seminarier, diskussionstillfällen och konferenser som anordnas eller gemensamt anordnas av Finlands Mellanösterninstitut (FIME). 
• De registrerades grupper: evenemangets anmälda. 
• Beskrivning av personuppgiftsgrupper: De uppgifter som den registrerade själv meddelat i evenemangets anmälan. Dessa omfattar bland annat personens för- och efternamn, e-postadress, telefonnummer, bakgrundsorganisation (om relevant), och tillstånd till fotografering (om relevant). Informationen samlas in med hjälp av ett elektroniskt formulär eller på annat sätt.
• Mottagargrupper: Institutets och stiftelsens personal och revisorer samt den administrativa kommitté som förbereder evenemanget behandlar personuppgifterna. 
• Hantering av personuppgifter: Personuppgifterna används för att organisera FIME:s evenemang. Namnen på deltagarna kan om nödvändigt offentliggöras för de andra deltagarna under evenemanget. Uppgifter om namn kan delas ut i form av en deltagarlista till de aktörer som är ansvariga för evenemanget eller dess medarrangörer. Eventuella medarrangörer nämns i marknadsföringen av evenemanget eller i evenemangsinbjudan.   
• Förvaringstid och kriterier för förvaring av uppgifter: Uppgifterna hålls tekniskt skyddade och behandlingen av registret sker med omsorg. Personuppgifterna lagras så länge som nödvändigt för att möjliggöra den registrerades anmälan och uppföljning av evenemanget; såsom insamling av fakturor och feedback eller rapportering av projektfinansiering. Efter evenemanget förstörs alla de elektroniska och pappersrelaterade dokument som innehåller personuppgifter med undantag för fotografier och dess tillhörande uppgifter. 
• Översändande av uppgifter till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES): Personuppgifter från anmälningarna behandlas också utanför EU eftersom institutet är baserat i Beirut, Libanon.

Dataskyddsbeskrivning: e-postlistor 

Skapad 20.9.2023

• Syfte: Marknadsföring av nyhetsbrev och evenemang i anslutning till Finlands Mellanösterninstitut (FIME). 
• De registrerades grupper: E-postlistans prenumeranter.
• Beskrivning av personuppgiftsgrupper: För- och efternamn, e-postadress, titel, organisation och e-postlistor som prenumereras. Uppgifterna samlas in med tillstånd via enkät, muntligt, e-post eller på annat sätt. 
• Mottagargrupper: Institutets och stiftelsens personal som ansvarar för behandlingen av personuppgifterna. 
• Hantering av personuppgifter: Personuppgifterna hålls tekniskt skyddade genom fysiska, tekniska och administrativa skyddsåtgärder och behandlingen av registret sker med omsorg. Tillgången till registret är begränsad till personer som är anställda hos FIME och som behöver information för att kunna utföra sina uppgifter.
• Förvaringstid och kriterier för förvaring av uppgifter: Personuppgifterna bevaras så länge det är nödvändigt med tanke på syftet med personuppgifterna. Den registeransvariga rättar, avlägsnar eller kompletterar på eget initiativ eller på begäran av den registrerade personuppgifter som är felaktiga, onödiga, bristfälliga eller föråldrade med tanke på syftet med behandlingen i registret.
• Översändande av uppgifter till länder utanför EU eller Europeiska ekonomiska samarbetsområdet (EES): Personuppgifter från anmälningarna behandlas också utanför EU eftersom institutet är baserat i Beirut, Libanon.

Kontaktuppgifter:
Suomen Lähi-idän instituutin säätiö SR  
Kalliolinnantie 4, 00140 Helsinki  

Representant:
Anu Leinonen  
anu.leinonen(at)fime.fi  
040 7320 776